Comment faire un devis et une facture en règle quand on est micro-entrepreneur ?

Vous commencez peut-être votre activité, vous n’avez jamais fait de devis ou de facture auparavant, l’administratif vous angoisse ou vous vous posez mille questions : Que faut-il mettre sur un devis et une facture ? Comment être sûr que mon client va me payer ? Est-ce que j’ai besoin d’un logiciel de facturation ? … Pas de panique, nous allons décortiquer ensemble le sujet afin que vous puissiez vous concentrer sereinement sur votre coeur de métier. À la fin de cet article, vous saurez :

  • Rédiger vos premiers devis et factures conformes à la législation
  • Anticiper les problèmes avec des astuces simples : Acompte, avenant, CGV, etc.
  • Vous concentrer sur votre activité en utilisant une solution numérique

Avant de commencer, il est essentiel de partir sur de bonnes bases en comprenant les méthodes et la législation actuelle. Vous pourrez ainsi rédiger un devis et une facture selon vos besoins et éviter les mauvaises surprises. Cette première partie est un résumé complet sur ce qu’il faut savoir.

 

1) Tout ce qu’il faut savoir

Devis VS Facture : Quelle différence ?

Un devis est un document qui établit l’estimation d’une prestation de service ou d’une vente d’un produit. Si vous avez une activité de vente, vous retrouvez aussi le terme de “Bon de commande”. Un devis contient les informations précontractuelles comme le prix, une description du service ou du produit, la date de livraison pour citer les plus importants. Selon la législation, le devis est obligatoire lorsque celui-ci dépasse 1 500 €, ou quel que soit le prix pour certains types de prestation (Travaux, service à la personne, etc.). Nous vous invitons à consulter la liste complète sur le site du service public. Toutefois, nous conseillons aux indépendants de toujours réaliser un devis. Pourquoi ? Car c’est une sécurité pour les deux parties. Et puis un devis rassure le client, surtout si le service ou le produit est complexe et personnalisé.

La réalisation d’un devis est en principe gratuit pour le client. Cependant, rien ne vous interdit de proposer des devis payants, par exemple en cas d’études approfondies ou d’un déplacement important. Vous devrez alors informer en amont votre client du prix avant la rédaction du devis et lui proposer par exemple de déduire son prix de la prestation fournie par la suite. Attention, dans les cas où le devis est obligatoire, il est obligatoirement gratuit.

Une facture est un document comptable qui prouve une opération commerciale. Elle doit être émise quand une prestation est terminée ou lorsqu’une marchandise est livrée. Dans certains cas comme dans le e-commerce, elle est émise dès lors que le paiement est effectué. Il est obligatoire de réaliser une facture et de l’envoyer au client, même si celui-ci n’en veut pas. Si elle est sous format papier, elle doit être émise en double exemplaire, une pour le client et une pour vous.

Si vous êtes un prestataire de service, vous avez deux manières de facturer : Au temps passé (Coût horaire / journalier) ou au forfait (Coût de la mission dans son entier). Chaque solution a ses avantages et ses inconvénients, le choix dépend de la nature de votre mission. À vous de négocier la date et le moyen de paiement avec votre client, qui seront mentionnés dans le devis et rappelés dans la facture.

 

Quelques astuces pour anticiper les problèmes

Un devis constitue une offre, il peut donc se négocier et être modifié par le client avant validation des deux parties. Mais il n’engage personne si celui-ci n’est validé par écrit, car l’oral étant difficile à prouver et souvent source de nombreux litiges. C’est pourquoi il est recommandé d’avoir un accord par mail du client, voire de co-signer un devis avant toute exécution de commande. Le fait de co-signer transforme un devis en un véritable contrat écrit. Vous vous engagez avec votre client à respecter les termes établis dans le devis dès lors que vos signatures se trouvent en bas de page, précédées de la date et de la mention « Bon pour accord ». Si vous ne pouvez pas faire signer directement votre client, envoyez votre devis signé au format PDF. Le client aura soit le choix de l’imprimer pour le signer et vous retourner le document scanné, soit d’insérer sa signature en image ou avec un logiciel comme Adobe Acrobat Reader. Une autre solution (payante) comme DocuSign permet de réduire les étapes avant la signature des deux parties. Tout est fait en ligne directement. Attention, un devis se signe, pas une facture. Si pour une raison, vous devez arrêter la mission avant la fin du contrat, il est possible d’annuler un devis si les deux parties sont d’accord. 

Pour éviter d’attendre plusieurs mois avant de recevoir votre premier paiement (surtout si il est élevé), il est possible de demander un acompte au début de la mission. Votre client devra donner son accord et le versement — ayant lieu avant la livraison ou le début de la prestation — doit donner lieu à l’émission d’une facture. L’acompte est bien évidemment déduit de la facture finale. Une pratique similaire est utilisée sur les plateformes de mise en relation : L’argent flottant. Pour autoriser le début de la mission, le client verse le montant total de la prestation sur un compte “neutre” en attente. Cela vous assure d’être payé, mais l’argent ne peut pas être encaissé avant la fin de la mission.

Si votre mission se déroule sur plusieurs mois avec des montants élevés, il est conseillé de découper la mission et de faire un devis et une facture à chaque étape. Cela vous permettra d’avoir un revenu plus récurrent, d’étaler les dépenses du client et d’adapter ses besoins en conséquence.

Dans le cas où vous ayez sous-estimé le travail à effectuer ou que votre client souhaite ajouter une autre prestation en dehors du devis, vous devrez ajouter un avenant. Un avenant à la même structure qu’un devis, vous pouvez donc soit modifier le devis initial et le faire signer par le client. Soit créer un nouveau document – avec pour titre « Avenant » au lieu de « Devis » – qui contient seulement la prestation ajoutée ou le produit supplémentaire. Cet avenant co-signé viendra ensuite se greffer au devis initial et sera inséré dans la facture finale. Un client a le droit de refuser une facture si elle est plus élevée que le devis qu’il a signé, c’est pourquoi il est conseillé de ne pas effectuer de prestations non prévues sans avoir la confirmation que l’on sera payé.

Pour vous protéger des retards de livraison ou de paiement, vous pouvez mentionner sur votre devis les conditions de paiement (date, type, pénalités de retard, etc.). Quand vous signez un devis, vous vous engagez à respecter les délais de livraison et de paiement. Pour des prestations de services, votre client à un délai minimum de 7 jours à la réception de la facture pour payer. D’après l’article N°L441-6 du Code du Commerce : « Sauf dispositions contraires figurant aux conditions de vente ou convenues entre les parties, le délai de règlement des sommes dues est fixé au trentième jour suivant la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation demandée. ». Ce qui veut dire que sans mention d’un délai de paiement, le client devra payer sous les 30 jours à compter de l’émission de la facture. En cas de dépassement, vous pouvez appliquer des pénalités de paiement selon la législation en vigueur ou vos conditions générales de vente (incluses dans votre facture) si vous en avez. Si après plusieurs relances, vous rencontrez toujours des difficultés avec votre client, vous devrez alors engager une procédure.

 

2) Rédiger un devis et une facture

Les devis et les factures comportent les mêmes mentions obligatoires et respectent un certain formalisme administratif pour être valable. Il vous suffit de savoir en rédiger un(e) pour rédiger l’autre.

Nous vous proposons de faire l’exercice en parallèle de la lecture. Vous pouvez utiliser un éditeur de texte comme Word et Google Docs ou un tableur comme Excel et Google Sheet si vous préférez. Si besoin, vous pouvez reprendre le Modèle de Devis et le Modèle de Facture de cet article. Ces deux modèles intègrent des mentions pour tout type d’indépendant ou de situation. Vous devez donc enlever ou modifier les mentions qui ne correspondent pas à votre activité.

 

Partie 1 : Coordonnées, date, titre et numéro

Votre première obligation consiste à mentionner vos coordonnées et celles de votre client. Un lieu et une date d’émission du devis doivent apparaître. Tous vos devis et factures doivent comporter un numéro unique et chronologique afin d’assurer une traçabilité dans votre comptabilité. Voici le récapitulatif en détail des mentions obligatoires :

  • Vos coordonnées :
    • Nom de l’entreprise (ou Prénom NOM pour les entreprises individuelles),
    • Adresse de votre société (Celle inscrite lors de votre immatriculation)
    • Numéro d’identification de l’entreprise : SIRET, SIREN, RM, RCS, etc.
    • Numéro individuel d’identification de TVA si vous en avez un
    • Non obligatoire : La description de votre métier, votre adresse mail et votre numéro de téléphone, votre logo, etc.
  • Le lieu et la date de l’établissement du devis
  • Les coordonnées du client :
    • Nom de l’entreprise (ou Prénom NOM pour les entreprises individuelles ou particuliers)
    • Adresse du siège social ou du client
    • Non obligatoire : Numéro de téléphone et autres précisions
  • Le titre « Devis » ou « Facture » suivi d’un numéro pour votre comptabilité :
    • À vous de vous créer une numérotation claire, par exemple : D01-2017 / F01-2017 ou 010117001 (date + 001), etc.

 

Partie 2 : Description, quantité, tarif, HT, TVA et TTC

La seconde partie contient un tableau avec les informations importantes sur vos services ou produits. Chaque ligne doit correspondre à une opération réalisée ou un produit vendu. Voici les éléments importants :

  • La description du service ou le nom de la marchandise
  • La durée de la prestation de service ou la date de livraison de la marchandise
  • Indiquer pour chaque étape de la prestation ou chaque marchandise :
    • Une dénomination du service ou de la marchandise, en détail si besoin : Nombre de retours maximum, étapes importantes de la prestation, etc.
    • La quantité ou le nombre d’heures (Si vous proposez un forfait, vous n’aurez pas besoin de cette colonne)
    • Le prix unitaire, horaire ou forfaitaire Hors Taxes (H.T.)
    • Le total Hors Taxes (H.T.)
  • Les conditions de livraison (Frais de port, frais de déplacement, etc.) et les remises accordées à votre client doivent être visibles, dans une ligne à part entière.
  • La montant total Hors Taxes (H.T.)
  • Le taux de TVA : Pour ceux qui n’ont pas de TVA, vous pouvez mettre 0 % avec la mention « *TVA non applicable »
  • Le montant total Toutes Taxes Comprises (T.T.C.)

 

Partie 3 : Paiement, conditions de règlement et signature

Cette dernière partie est souvent la plus négligée et pourtant, c’est la plus importante. Elle intègre les conditions de règlement qui devront être respectées. Si vous avez déjà rédigé vos CGV, vous devez les joindre (au verso ou sur une autre feuille si besoin) et ils devront être aussi signés en plus du devis. Pour les sites e-commerce, les CGV peuvent être acceptés en cochant simplement une case avant l’achat. Si vous n’avez pas de CGV, vous devez faire apparaître selon votre activité et vos besoins :

  • Seulement pour les devis :
    • L’indication du caractère payant ou gratuit du devis
    • Le montant de l’acompte : Payé au début et le reste à la livraison
    • L’indication « Bon pour accord » ou « Devis reçu, lu et accepté avant l’exécution des travaux » et la demande de signature, daté et co-signé
  • La nature et la date du règlement
  • Pour ceux ayant l’obligation de souscrire à une assurance professionnelle :
    • L’assurance professionnelle qu’ils ont souscrite au titre de leur activité,
    • Les coordonnées de l’assureur et du garant
    • La couverture géographique de leur contrat ou de leur garantie
  • La numérotation des pages si il y en a plusieurs

 

3) Choisir une solution numérique

Si votre activité ne requiert pas de gérer une comptabilité en détail, ou de réaliser un grand nombre de devis et de factures, vous pouvez choisir de rédiger “à la main” comme vu ci-dessus. Sinon il y a des cas où il est conseillé d’utiliser un outil :

  • Lorsque vous devez gérer un nombre important ou récurrent de devis / facture,
  • Quand la rédaction de vos devis / factures et la gestion de votre comptabilité vous prennent trop de temps,
  • Si vous avez besoin d’être cadré par peur de ne rien oublier.

Ces solutions numériques permettent de disposer de modèles de devis et de factures respectant la législation et de gagner du temps dans votre gestion administrative. Il existe de nombreux outils, on peut citer dans les meilleurs TiimeAE, Freelancer App, Zervant, MyAE.fr et Intia. Si vous avez besoin de faire des devis et factures récurrents (un abonnement par exemple), des solutions comme Recurly, Chargify et ChargeBee seront plus adaptées.

Ces applications professionnelles sont simples à prendre en main, et grâce aux bases acquises dans cet article, vous pourrez les paramétrer selon vos besoins. On vous demandera d’entrer manuellement vos informations et celles de vos clients. Ensuite l’outil s’occupera de tout : Réalisation des devis et factures, notification en cas de retard de paiement ou de montants à déclarer à l’URSSAF, affichage de votre chiffre d’affaire, calculs vos cotisations, etc. Certains vous proposeront même de gérer votre comptabilité.

 

En résumé

Nous espérons que vous savez maintenant rédiger vos devis et factures conformes à la législation. Nous savons que les problématiques administratives peuvent varier selon les statuts, c’est pourquoi nous avons essayé de le résumer au mieux. Si vous avez des remarques ou des interrogations sur vos devis et factures, n’hésitez pas à nous en faire part en commentaire.

Cet article vous a aidé ? Alors dites-le nous en laissant un commentaire et en le partageant sur les réseaux sociaux.

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