Comment organiser un événement de A à Z sans budget ?

Vous souhaitez fêter la création de votre entreprise, la sortie de votre nouvelle application web, l’aménagement de vos nouveaux locaux, les 3 ans de votre société ou bien réunir vos clients pour les remercier ? Ni une, ni deux : profitez de la moindre occasion pour organiser un événement professionnel unique !

Qui dit événement, dit dépenses et pas des moindres : la création, l’envoi et la diffusion des invitations, la location d’un espace, le mobilier, le traiteur, la décoration, le photographe, les animations, la sono…

Et si je vous disais qu’avec quelques astuces, vous pouvez créer des événements de qualité sans budget ? Le dire c’est bien. Vous donner 10 étapes clés et vous confier quelques-uns de mes secrets, c’est encore mieux, non ?

Déterminez l’objectif de votre événement

« Pourquoi organisez-vous un événement ? ». De prime abord, cette question peut paraître bête mais elle est essentielle. Organiser un événement c’est bien mais savoir pourquoi on l’organise est primordial.

Profitez de chaque occasion, quelle qu’elles soient pour enfiler votre costume d’organisateur d’événements et mettre en avant votre entreprise. Un événement, c’est avant tout une manière efficace de communiquer auprès de vos clients, vos prospects, vos partenaires, vos collaborateurs…

A la différence d’un e-mailing, d’un flyer ou d’un goodies, l’événement implique l’humain et provoque des rencontres tout en laissant des souvenirs. Vous ferez donc vivre une véritable expérience à vos invités.

Astuce
Vous n’avez pas forcément besoin de faire appel à une agence événementielle pour organiser un événement. Créez une équipe de 5/6 personnes aux compétences variées avec lesquelles vous avez envie de travailler. Attribuez-leur des rôles spécifiques et donnez-leur des responsabilités. Mettez en place un calendrier de réunions afin d’avoir des moments d’échanges. En un mot : entourez-vous !

Se poser les bonnes questions et établir un cahier des charges

  • A quelle occasion organiser un événement ?

Prenons le cas concret de Paul, 30 ans, qui vient de créer sa startup dans la communication « Paul’Com » et aimerait organiser un événement.

  • Quel en est l’objectif ?

Bien souvent, dans le feu de l’action, il est courant d’oublier l’objectif premier. Notez-le et n’hésitez pas à relire régulièrement votre cahier des charges en guise de piqure de rappel. Paul vient de s’installer dans la région dans une pépinière d’entreprises et souhaiterait principalement se faire connaître et rencontrer de nouvelles personnes. Peut-être de futurs clients ou partenaires ?

  • Quel type d’événement organiser ?

Devez-vous organiser un événement en lien avec votre activité ou un événement décalé ? Dans le cas de Paul, il organisera un atelier d’1h sur le thème « Communiquer sans budget » au cours duquel il dévoilera ses secrets. S’en suivra un moment de convivialité autour d’un petit-déjeuner pour poursuivre cet événement avec quelques animations. Afin d’attirer un maximum de monde, Paul souhaite que cet événement soit gratuit.

Astuce
N’hésitez pas à organiser des événements qui n’ont rien à voir avec votre activité. Prenons l’exemple d’un cabinet d’expertise-comptable qui organise une fois par trimestre un afterwork dans un lieu branché avec une quarantaine de chefs d’entreprise. L’intérêt ? Faire du nom de votre entreprise une véritable marque qui reste dans l’esprit des chefs d’entreprise.

  • A qui s’adresse-t-il et combien de personnes sont attendues ?

Paul s’adresse à toute personne susceptible d’être intéressée par des prestations de communication : chefs d’entreprise, créateurs d’entreprise, directeur marketing / communication, associations

Il souhaiterait qu’il y ait environ 50 chefs d’entreprise ; il devra donc inviter 500 personnes (en moyenne, 1 personne présente sur 10).

Donnez un nom à votre événement

Le nom de votre événement n’est pas un détail et il est important de s’y pencher.

Quelques recommandations :

  • Faites un branstorming afin d’évoquer les idées de chacun et un benchmarking afin de faire le point sur ce qui existe déjà.
  • Qu’il soit en français ou en anglais, le nom doit être assez court, parlant et facile à retenir.
  • Il peut être bien d’y inclure le nom de l’entreprise: « Breakfast by Paul’Com ».

Astuce
Si l’événement en question se veut récurrent, n’hésitez pas à déposer le nom et le concept à l’INPI afin de le protéger.

Choisissez une date et un lieu

Une fois votre cible définie, vous êtes à même de choisir une date et un lieu.

  • La date

    Paul a bien compris que les chefs d’entreprise ont en général moins de disponibilités pendant les vacances scolaires, les lundis (journées dédiées à la lecture des mails reçus le week-end, aux réunions équipe…), mercredis (des collaborateurs travaillent au 4/5e et sont absents) et vendredis après-midi (fin de semaine). Il souhaite donc organiser son atelier le mardi ou jeudi hors vacances-scolaires de 8h30 à 9h30 suivi d’un petit-déjeuner jusqu’à 10h00. De plus, attention aux jours fériés qui engendrent souvent des ponts.

Astuce
Soyez attentif aux dates des événements déjà prévus. Pour avoir une vision globale des événements professionnels n’hésitez pas à vous rendre sur le site de la Chambre de Commerce et d’Industrie et de l’Union patronale de votre département.

  • Le lieu

    Privilégiez les endroits proches d’une sortie d’autoroute avec un parking à proximité ou d’une station de métro / tramway / bus. Rappelons que Paul n’a pas de budget pour cet événement donc il peut faire une demande à sa pépinière d’entreprise qui dispose bien souvent d’une salle commune ou bien d’un lieu prêt à le recevoir gratuitement en échange de visibilité.

Astuce
Axez vos partenariats vers des lieux nouveaux (restaurants, hôtels, espaces coworking) qui cherchent principalement à se faire connaître, parfois même des lieux un peu insolites. N’hésitez pas à faire ce type de partenariat « gagnant-gagnant » : grâce à l’événement de Paul, le lieu pourra se faire connaître auprès de 50 chefs d’entreprise. 

Définissez un budget

Je vous vois d’ores et déjà blêmir… Elle nous propose d’organiser un événement sans budget mais nous parle de définir un budget ?  Oui ! Il est important de tenir à jour un budget sur un tableur Excel. « Sans budget » ne signifie pas qu’il n’y aura pas de dépenses mais que toutes les dépenses seront remboursées.

Quelques étapes à suivre :

  • Listez dans votre tableur toutes les dépenses « à la hausse». Par exemple, Paul va tout faire pour négocier un espace gratuit au sein de sa pépinière ou ailleurs mais en attendant il le budgétise dans son tableur.
  • Répertoriez des prestataires pour chacun des postes de dépense. Faites passer le mot autour de vous via vos réseaux sociaux par exemple « Recherche traiteur, fleuriste et photographe». En publiant ce post, Paul s’est aperçu que le cousin de son ex-collègue de travail est photographe et que la petite amie de son voisin de bureau est traiteur.
  • Faites des demandes de devis chez 3 prestataires minimum pour chacun des postes de dépense. Privilégiez les prestataires locaux qui seront plus réactifs et pourront par la suite devenir vos partenaires ou clients, qui sait ?

Astuce
N’hésitez pas à décrocher votre téléphone pour faire vos demandes de devis. Cela vous permettra de faire une demande plus précise, de discuter avec le prestataire, d’écouter ses conseils et de créer du lien. Ne vous fiez pas au prix global et entrez dans le détail de chaque prestation. Paul a eu un coup de cœur pour un traiteur qui affiche un prix au-dessus du budget prévu. Afin de respecter le budget prévu, Paul fera l’impasse sur la livraison sur place et le service. Il ira donc chercher les petits fours lui-même et trois personnes de l’équipe se chargeront du service.

 

Etablissez des partenariats

Nous y sommes : établir des partenariats ou l’art d’organiser des événements sans budget.

  • Dans un premier temps, basez-vous sur votre tableur Excel dédié au budget et faites la liste de tous les postes qui peuvent faire office d’un partenariat. Dans le cas de Paul, il y a la location de la salle, le petit-déjeuner, le photographe, les animations…
  • Ensuite, distinguez les partenariats financiers des partenariats nommés « échanges de visibilité». Dans le premier cas, Paul demandera par exemple à une banque de lui octroyer la somme de 1 500 euros pour pouvoir régler une partie du traiteur en échange du logo présent sur les supports de communication et d’un petit discours de la part du directeur de la banque avant l’apéritif. Dans le second cas, Paul apposera le logo du photographe sur les supports de communication en échange de la prestation.
  • Listez les prestataires susceptibles d’établir avec vous des partenariats financiers ou bien de l’échange de visibilité. Choisissez des prestataires locaux et encore une fois, n’hésitez pas à mobiliser votre réseau. Paul a posté sur Linkedin « Recherche un photographe pour une prestation de 3 heures en échange de visibilité auprès de 50 chefs d’entreprise». Il a été mis en relation avec une photographe intéressée à condition d’obtenir la liste des adresses e-mail des chefs d’entreprise présents à la suite de l’événement. Bingo !
  • Créez un dossier de partenariat avec les informations suivantes : nom, date et lieu de l’événement, l’objectif, la cible ainsi que ce que vous pouvez proposer à vos futurs partenaires. Si c’est un événement récurrent comme un salon professionnel par exemple qui existe depuis 5 ans, faites figurer le nombre de visiteurs, les retombées presse… Ces chiffres intéresseront beaucoup vos futurs partenaires. Il ne doit pas faire plus de 5 ou 6 pages et doit être agréable à lire.

Astuce
Créez des packages pour le dossier de partenariat, c’est toujours « plus vendeur ». Paul a créé le package bronze, argent et or.

 

 

  • Démarchez téléphoniquement vos partenaires avant de leur envoyer le dossier de partenariat. Cela vous permettra de l’envoyer aux personnes intéressées et dans le même temps de pouvoir le personnaliser.
  • Enfin, réalisez un suivi en relançant vos partenaires et privilégiez les rendez-vous. Une rencontre humaine n’a pas de prix et vous ouvrira de nombreuses portes.

Astuce
Il est intéressant d’établir des partenariats pour le lieu, le traiteur, le photographe… Mais vous pouvez aussi faire appel aux écoles qui enseignent la communication, le marketing et l’événementiel. Les écoles sont souvent à la recherche de projets concrets afin que les étudiants puissent acquérir de l’expérience. Soumettez votre projet à plusieurs écoles, obtenez un accord et rendez-vous sur place pour expliquer aux étudiants ce que vous attendez d’eux. Et croyez-moi, ils ne manquent pas de ressources et regorgent de bonnes idées. Par exemple, faites appel à eux pour la création de l’invitation, la mise en place la veille de l’événement, l’accueil le jour J…Vous souhaitez que votre événement soit filmé ? Faites appel à des étudiants en audiovisuel.

Créez un rétroplanning

Comme son nom l’indique, il s’agit de créer un planning pour organiser votre événement.

  • Dans un premier temps, munissez-vous d’une feuille blanche et listez dans le désordre toutes les tâches à accomplir pour le bon déroulement de votre événement. Ne nous restreignez pas et notez tout ce qui vous passe par la tête, même les missions qui pourraient vous paraître minimes mais qui ont chacune leur importance.
  • Puis, classez les tâches listées par ordre de réalisation.
  • A l’aide d’un calendrier, fixez des dates précises pour chacune des actions et attribuez-les clairement à un membre de l’équipe.
  • Mettez au propre votre retroplanning sur Excel ou bien Gantt Project (logiciel gratuit à télécharger) et imprimez-le en A3 afin de l’avoir régulièrement sous les yeux.
  • Au fur et à mesure, faites évoluer votre rétroplanning en surlignant les tâches effectuées, en rayant des tâches obsolètes et en en ajoutant de nouvelles. Gardez les traces des différentes versions car si l’événement en question devient récurrent, vous pourrez vous en servir de base.

 

Astuce
A coup sûr, vous vous réveillerez au beau milieu de la nuit en vous souvenant que vous avez oublié d’envoyer un e-mail important, vous aurez une idée de génie pour le nom de votre événement sous votre douche… NOTEZ absolument tout, faites-vous des TO-DO LIST !

Communiquez sur l’événement

Il est essentiel de communiquer avant, pendant et après l’événement.

Avant l’événement :

  • Créez & envoyez un « Save the date» à vos invités quelques semaines avant l’événement, environ 4 à 5 semaines pour les prévenir. Indiquez les éléments principaux comme le nom de l’événement, la date, le lieu mais n’en dites pas trop pour autant. Faites de votre « Save the date » un véritable teaser : vos invités auront hâte de recevoir l’invitation officielle. Vous pouvez utiliser Mailchimp pour l’envoi de vos emailings. En parallèle, utilisez les médias sociaux pour relayer l’information à l’aide de Buffer pour y passer le minimum de temps.

 

 

  • Créez & envoyez une invitation officielle par e-mail à vos invités 3 semaines avant l’événement. Stipulez que l’inscription est obligatoire de manière à pouvoir recenser les personnes présentes et à prévoir le nécessaire pour le petit-déjeuner dans le cas de Paul.
  • Libre à vous de créer et de faire imprimer quelques flyers et des affiches. Paul a passé un partenariat avec une entreprise d’impression, ce qui lui a permis d’afficher des visuels au format A3 au sein de sa pépinière d’entreprises.
  • Relancez vos invités et envoyez-leur un dernier email la veille de l’événement avec les informations principales : les horaires, à quelle station de métro s’arrêter, où se garer, qu’ils n’oublient pas d’apporter leurs cartes de visite… Vous pouvez aussi décrocher votre téléphone pour les derniers rappels ou bien utiliser l’envoi de textos qui fonctionnent très bien.
  • En parallèle, prenez contact avec des journalistes susceptibles d’être intéressés par votre événement. Paul prendra donc contact avec des journalistes économiques. Pour ce faire, il répertoriera les noms, prénoms et adresses mails des journalistes, bien souvent présents au sein des journaux (à la fin des articles ou bien dans l’ours). Il leur enverra ensuite une invitation presse.

Astuce
Pour tous vos supports de communication, utilisez une charte graphique commune et pourquoi pas un logo dédié ? De cette manière, votre événement aura une véritable identité. N’oubliez pas de mettre les logos de tous vos partenaires sur les supports de communication. Si Photoshop n’est pas votre meilleur ami, utilisez gratuitement Canva. En parallèle, mettez en place un hashtag. Paul utilisera le hashtag #PaulCom.

 Pendant l’événement :

  • Ne lésinez pas sur la signalétique; l’endroit doit être simple à trouver. Vous pouvez faire des panneaux pour rappeler le hashtag de votre événement afin d’inciter vos invités à l’utiliser.

 

 

  • En cas de besoin, prévoyez deux étudiants pour gérer les médias sociaux le jour J. Sélectionnez minutieusement les bons profils car ils auront votre confiance absolue le jour de l’événement. Attention au partage des bonnes informations et aux fautes d’orthographe.
  • Vous pouvez demander à des étudiants de faire une enquête de satisfaction sur place, cela vous sera fort utile lorsque vous ferez le bilan de votre événement. Cette enquête peut être réalisée sur papier ou bien avec un Ipad.
  • Prêtez une attention toute particulière aux journalistes : les étudiants présents à l’accueil doivent vous prévenir dès qu’un journaliste arrive afin que vous puissiez l’accueillir comme il se doit. Veillez à vous rendre disponible pour éventuellement répondre à leurs questions.

Astuce
Avertissez tous les invités à l’aide de panneaux A3 qu’ils sont susceptibles d’être pris en photo lors de l’événement afin de vous protéger. 

Après l’événement :

  • Envoyez un mail de remerciement à tous les participants et aux partenaires de l’événement. Si des photos ont été prises, ajoutez un lien pour les consulter.
  • Sur les médias sociaux, publiez des photos de l’événement les jours suivants : les personnes présentes seront ravies de revivre l’événement et cela peut donner envie à d’autres personnes de venir à l’un de vos prochains événements.
  • Dans les 24 heures qui suivent l’événement, envoyez un communiqué de presse et quelques photos haute-définition aux journalistes. Cela permettra aux journalistes absents de communiquer tout de même sur votre événement. Le communiqué de presse (1 page maximum) doit relater les grandes lignes et les chiffres clés de votre événement. N’omettez pas d’y mettre votre contact afin d’être joignable en cas de questions de la part des journalistes.

Gérez la logistique

En événementiel, la logistique, c’est le nerf de la guerre ! Il s’agit de superviser toute l’installation de l’événement et d’ANTICIPER.

  • Organisez régulièrement des réunions avec votre équipe et préparez un ordre du jour clair et concis. En amont, envoyez-le aux membres de l’équipe afin qu’ils puissent en prendre connaissance. Retrouvez-vous dans un endroit facile d’accès qui n’engendrera pas de coût. Paul invitera son équipe au sein de sa pépinière d’entreprise qui accepte de lui octroyer une salle. Dans le cas où vous ne trouvez pas d’endroit, prévoyez une conférence téléphonique.

Astuce
Pour organiser une réunion efficace, il est préconisé de suivre quelques règles. Annoncez aux participants l’heure de début et de fin. Désignez un animateur qui aura pour rôle de faire émerger les idées de chacun. Dans un groupe, certaines personnes timides n’oseront peut-être pas prendre la parole alors qu’elles ont de bonnes idées. L’animateur se doit de les faire parler. En tant qu’organisateur, vous pouvez arrêter chacune des décisions. Ne passez pas au point suivant indiqué dans l’ordre du jour tant qu’une décision n’est pas arrêtée. A la suite, faites un compte-rendu (pas plus de deux pages), envoyez-le aux participants et prévoyez une prochaine date de réunion.

  • Repérez & Testez : faites un/plusieurs repérage(s) du lieu, repérez le mobilier disponible, les endroits où vous pourrez installer votre signalétique, où vous pourrez brancher un ordinateur, une enceinte… Testez tout le matériel en amont (n’attendez pas la veille afin d’avoir une solution de repli en cas de problème) : l’ordinateur, le son du micro… Vous pouvez aussi demander à tester le traiteur si vous le souhaitez. Afin d’être rassuré, Paul a prévu d’organiser une répétition générale de l’événement.
  • Préparez un planning précis du Jour J pour chacun des membres de l’organisation et les prestataires: le traiteur, le photographe, l’orchestre, les étudiants… Puis, sur chacun des plannings, indiquez votre numéro de portable en cas de problème.
  • Installez tout le matériel la veille de l’événement afin d’anticiper certains petits soucis et d’avoir le temps de trouver une solution. Par exemple, Paul s’enst rendu compte qu’il manquait des nappes pour couvrir les tables. Cela lui a permis d’envoyer un membre de l’équipe en acheter une.

Astuce
Tout au long de l’organisation de l’événement, faites-vous une liste avec tout le matériel que vous devez apporter le jour J : des stylos, des feuilles blanches, du scotch, un ciseau, un chargeur pour le téléphone… De plus, faite une petite fiche avec les numéros de téléphone portable de tous les membres de l’équipe. Envoyez-leur en amont afin qu’ils puissent les enregistrer.

Assurez le Jour J

Après plusieurs semaines, voire plusieurs mois d’organisation, le jour J est arrivé. Partagé entre le stress et l’excitation, Paul a très peu dormi les nuits précédentes.

Voici quelques conseils pour que votre événement se déroule au mieux :

  • Tout d’abord, organisez un dernier brief 1 heure avant l’événement en présence de toute l’équipe. C’est l’occasion de donner les dernières instructions, de répondre à d’éventuelles interrogations et de favoriser la cohésion d’équipe. Ne lésinez pas sur les encouragements et soyez reconnaissant.
  • Malgré le stress et la fatigue, soyez souriant et accueillant avec vos invités. Il se peut que certains ne soient pas satisfaits : le cocktail ne leur plaît pas, ils estiment qu’il y a trop d’attente au niveau de l’accueil… Votre événement ne pourra pas plaire à tout le monde. Prenez les critiques avec le sourire et soyez à l’écoute des remarques de vos invités.
  • Enfin, montrez-vous disponible et calme : soyez joignable pour votre équipe qui fera appel à vous pour gérer différentes problématiques. Ayez le sens des priorités pour gérer ces petits soucis qui seront tous « très urgents ». Relativisez avant tout !

Astuce
En tant qu’organisateur principal, ne prévoyez pas de planning pour vous-même. Attribuez toutes les tâches aux membres de votre équipe. Vous serez déjà bien occupé à gérer les imprévus et croyez-moi, vous ne vous ennuierez pas ! 

Faites le bilan

Dès le lendemain de l’événement, réunissez toute l’équipe de l’organisation autour d’une table et faites un bilan à chaud. Réalisez un tableau à trois colonnes avec les points forts, les points faibles et les pistes d’amélioration. En effet, les personnes qui géraient l’accueil ont peut-être rencontré une problématique que vous ignorez et c’est l’occasion d’en discuter.

Dans un second temps, il est important de faire un point avec les partenaires de l’événement. Montrez-vous à leur écoute et n’hésitez pas à vous remettre en question pour pouvoir davantage les satisfaire. L’idée étant qu’ils soient convaincus d’être de nouveau votre partenaire pour les prochains événements.

Enfin, si une enquête de satisfaction a été faite, consultez les résultats pour obtenir le point de vue des invités. Récupérez les cartes de visite dans l’urne située à l’accueil et ajoutez-les à votre fichier qui servira aux envois d’e-mailing. De cette manière, Paul a pu enrichir sa base de données !

L’organisation de votre mariage, du baptême de votre dernier-né, du pot de départ de votre collègue de travail, de l’anniversaire surprise de votre meilleur ami, de votre prochain périple au Canada… Parce que la vie est une fête, nous organisons tous régulièrement des événements sans même nous en rendre compte ! Il suffit d’un peu d’organisation, d’un soupçon d’imagination et d’une pointe de fantaisie. Ajoutez à cela, quelques astuces pour organiser de beaux événements sans budget.

 

Et VOUS,
avez-vous des astuces à nous faire partager
pour l’organisation de vos événements sans budget ?

 

 

 

 

 

 

 

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